Henkilötietojen käsittelyn kuvaus
1. Osapuolet: Varamummola Oy palveluntuottajana, kunnat tilaajana.
2. Mitä käsitellään: palvelun tuottaja käsittelee tilaajan puolesta sopimuksessa sovitun palveluntuottamiseksi asiakkaan henkilötietoja.
Varamummola Oy oma henkilöstörekisteri
Käsittelyn tarkoitus: tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan hoidon, kuntoutuksen suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin sekä muihin lain mukaisiin käyttötarkoituksiin.
Henkilöstön osalta tallentaa tarvittavat henkilötiedot palkanmaksua varten.
3. Henkilötietojen käsittelyperuste: sopimukset eri kuntien kanssa avo ja jälkihuollon palveluista.
Hekilöstön osalta, työsopimus
4. Henkilötietojen käsittelyn kesto
Varamummola Oy käsittelee henkilötietoja niin kauan, kuin kulloinenkin asiakassuhde kestää. Asiakassuhteen päätyttyä syntyneet asiakirjat luovutetaan tilaajalle (kunnille) arkistoitavaksi.
Henkilöstön osalta henkilötietojen käsittely päättyy kun työsopimus purkautuu/päättyy Työntekijän tiedot poistetaan rekisteristä työsuhteen loputtua.
Tiedot poistetaan rekisteristä työsuhteen päätyttyä. Tilitoimistossa tiedot säilyvät 6-vuotta. Jonka jälkeen ne palautetaan työnantajalle. Työvuorojärjestelmässä tiedot säilyvät (TyövuoroWelho) 5-vuotta.
Työntekijän henkilötiedot (työsopimus) säilytetään Varamummola oy:n tiloissa arkistointi huoneessa lukollisessa arkistokaapissa.
Asiakaskansiot
Varamummola Oy käyttää asiakaskansioiden järjestelmänä Fastroin Nappula ohjelmaa. Asiakas kohtaiset loki tiedot säilyvät Nappulassa sen jälkeenkin, kun tiedot Nappulasta on poistettu. Asiakkaan tunnistetiedot kuitenkin korvataan asiakastietojen poistamisen jälkeen lokissa asiakkaan Nappula ID:llä. Poistuneiden asiakkaiden lokitiedot siis pseudonymisoidaan. (ei suoraan tunniste tietoja). Nappulan Lokitiedot säilytetään lain mukaan vähintään 12-vuotta niiden syntymisestä.
Kun asiakas poistetaan Nappulan henkilöstörekisterin kautta kokonaan tiedot säilyvät vielä 30vrk varmuuskopiossa Fastroilla. Kansio siirretään kunnalle.
Varamummola Oy käyttää Suomen Turvapostia kun välittää tietoja. Suomen Turvaposti säilyttää Loki tietoja 5-vuotta.
Lähetyksestä jää talteen: Lähettäjän osoite, ja lähetysaika.
Vastaanottajanosoite, ja vastaanotto aika.
Varamummolan tietokoneissa on käytössä ajantasaiset virustorjuntaohjelmat.
Työntekijät ovat vaitiolovelvollisia.
Palveluntuottajalla ei ole alihankintaa.
Henkilötietoja käsitellään vain Suomessa.
Tietosuoja vastaavana toimii
Riitta Salimo
050 51 888 61
Vaanilantie 88 08500 Lohja
Varamummola Oy
Y-tunnus: 2801187-9
vaanila@varamummola.fi